コラム

 公開日: 2012-08-07  最終更新日: 2015-06-05

【13.契約書・内容証明書(書類作成代理)】

☆逐次、情報を更新しておりますので、最新の情報は、当事務所のホームページをご覧ください。
http://www.taguchi-shihou.com/gyoumu/index.html
 

(当事務所の取扱業務)
① 契約書等文案書類の作成代理、契約書等文案書類作成の相談
② 非紛争的事案についての契約締結代理
③ 内容証明書の作成代理、提出手続代行、内容証明書作成の相談


(第1 契約書 ・ 第2 内容証明書)
1 契約書
(1) 契約書
ア 契約の意義
契約とは、一定の法律効果の発生を目的とする、2人以上の相対立する意思表示の合致(合意のこと)により成立する法律行為のことです。
・ 別の表現をすると、「いずれかの当事者が、約束した義務を履行しなかった場合に、約束を守って貰えなかった当事者が、裁判所に対して救済を求めることができる当事者間の約束です。
*用語の説明
① 法律行為の意義
権利の得喪変更を目的とする、意思表示を要素とする合法的な行為のことです。
・契約は、その典型です。
・法律行為には、「単独行為(例:遺言)・合同行為(会社設立行為・組合契約)」も含まれます。
② 不法行為の意義
故意・過失により他人の権利を侵害した者は、これによって生じた損害を賠償する責めに任ずる(民法709条)。
イ 契約書作成の目的
(ア)紛争の予防
口頭での契約では、「契約の有無、内容」関して、後日紛争が生じる可能性が大です。そこで、契約を書面にし、保有しておくことにより容易に紛争を避けることができます。
(イ)債権の管理・回収
契約の主要目的は、債権の管理・回収にあります。
ウ 裁判の証拠としての活用
訴訟になった場合、債権の存在を立証する必要がありますが、その際、契約書が証拠書類としての役割を果たすことになります。
エ 公正証書としての活用
契約書を強制執行認諾付公正証書(公証人の作成する公文書)で作成することにより、債権の速やかな回収を図ることができます。
・ 判決を得なくとも公正証書で強制執行することができます。
(2) 契約書作成について 
ア 契約の種類 
民法には、13の典型契約が規定されています。この13の典型契約の内、主に利用されるのは下記の契約です。
① 売買契約
② 金銭消費貸借契約
③ 賃貸借契約
④ 請負契約
⑤ 労働契約
⑥ 委任契約
イ 契約書の記載事項
(ア) 契約書には、契約一般に必要な契約条項がありますが、その他に各契約に必要となる要件があります。
あ 契約書の一般的な契約条項
① 契約締結の目的
② 合意内容
③ 契約目的の履行方法(目的物の引渡し方法)
④ 対価の支払方法
⑤ 契約期間・期間満了後の更新
⑥ 契約当事者の付随的義務
⑦ 期限の利益喪失
⑧ 契約の解除
⑨ 守秘義務
⑩ 債務不履行の場合の事後処理
⑪ 裁判管轄(合意管轄)
⑫ 誠実協議事項
い 特別記載事項
① 担保権設定条項
② 競業避止条項
③ 反社会的勢力条項
(イ)基本契約書と個別契約書の記載事項
あ 基本契約書
商人間では継続的に売買することや継続的に役務を提供することを目的とする取引がなされています。
・この場合、継続的取引全体に適用される基本的事項をあらかじめ取りきめておく場合が多々あります。この契約書を基本契約書といいます。
・基本契約が締結されていれば、売買の個別契約に当っては、「商品の数量、価格、納期等」を合意すればよいし、日常的な取引では、「注文書・注文請書」を、ファクスのやり取りでなすこともできます。
(基本契約書の主な契約条項)
① 個別の売買契約締結方法
② 価格の算定方法、商品の納入方法、代金の支払方法
③ 検査の条件(検査方法、検査基準、検査時期)
④ 危険負担
⑤ 所有権の移転時期
⑥ 瑕疵担保責任及び品質保証条件
⑦ 免責条件
⑧ 債務不履行があった場合の対策
⑨ 損害賠償、損害担保
い 個別契約書
個別契約書とは、個別の内容を記載した契約書のことです。
(個別契約書の主な記載事項)
(あ)売買契約
① 商品明細(品名、品質、数量)
② 価格(単価、総額)
③ 納入条件(引渡時期、方法、場所、包装内容)
④ 売買代金の支払い条件(支払時期、支払方法)
(い)請負契約
① 工事名、工事内容
② 工事場所
③ 工期
④ 工事代金
(3) 契約書等の種類と業務
ア 当事務所が取り扱っている「契約書等に関する業務」の詳細
当事務所は、各種契約書等の文案作成・作成相談・作成済み契約書の内容をチェックいたしております。
・ 下記は、日頃、当事務所が作成を依頼されている主な契約書等の例です が、その他にも種々の契約書等を作成しております。
(主な契約書等)
・ 金銭消費貸借契約書(借用書)
・ 贈与契約書(定期贈与、負担付贈与、死因贈与)
・ 土地売買契約書・建物売買契約書
・ 不動産譲渡担保権設定契約書
・ 土地賃貸借契約書・建物賃貸借契約書
・ 事業用定期借地権設定契約書・定期借家契約書
・ 動産売買契約書(家具・機械類等の売買)
・ 動産質権設定契約書・動産譲渡担保権設定契約書
・ 債権譲渡契約書
・ 債務承認弁済契約書・債務免除証書・債権放棄書・債務不存在確認書
・ 離婚協議書・財産分与契約書
・ 抵当権設定契約書・根抵当権設定契約書
・ 継続的取引基本契約書
・ 業務委託契約書(商品販売等)
・ 請負契約書(建物建築工事その他)・建築工事予防協議書
・ 雇用契約書・労働契約書
・ 委任契約書・準委任契約書
・ 身元保証契約書
・ 和解契約書・示談書
・ 遺言書
・ 遺産分割協議書
・ 合意書・覚書・確認書
・ 会社・法人設立に当り必要な書類(発起人会議事録・創立総会議事録・取締役会議事録・定款・株式申込書など)
・ 会社・団体の議事録及び会議資料
・ 就業規則等の約款
・ 警察機関あて告訴状・告発状、ストーカー行為警告書、嘆願書・陳情書・上申書
イ 非紛争的な事案に関する「契約書・協議書の作成」に当って、行政書士の業務範囲である「契約締結代理業務」として、下記のような「話合い・協議」の業務も取り扱っています。
①交通事故示談の協議と示談書作成業務
事故の責任を自認する加害者と、事故の過失割合や損害賠償金等の「話合い・協議」を被害者から受任した範囲で代理し、合意の示談書をまとめて自賠責保険金の支払い請求につなげること。
②遺産分割協議と遺産分割協議書作成業務
相続人間に調停・訴訟の因をなす紛争状態がなければ、行政書士は、助言説得を含めて相続人間の合意形成をリードし、遺産分割協議をまとめる代理行為ができます。
・そうした場合、両当事者や複数当事者の代理を務めて契約書・協議書を作成することも「民法第108条の双方代理禁止規定」に触れません。
ウ 公正証書による契約書作成業務
(ア)契約書によっては、公正証書による作成が必要なものがあります。
例えば、「事業用定期借地権設定契約書・公正証書遺言(自筆証書遺言と違い、家庭裁判所の検認手続が不要)」です。
(イ)金銭の支払を目的とする契約書で、債務者が強制執行に服することを予め認諾しているときは、勝訴判決と同様の効力をもつので、その公正証書を利用して強制執行をすることができます。
(ウ)公正証書による作成が必要でなくても、公正証書を作成することにより、証拠力を高めたり、後日の紛争を予防する資料とすることができます。
2 内容証明書
(1) 内容証明書の意義
内容証明書とは、郵便法によって定められている制度により、発送される特殊な郵便(当該郵便物の内容たる文書の内容を証明するもの)のことです。正式には「内容証明郵便」といいます。
(2) 内容証明の効果
内容証明は、郵便物である「文書の内容・差出人と相手方・差出日」が公的に証明されます。
・そこで、「提訴前の催告」や「提訴の予告」として利用されるのが一般的です。
・しかし、その他は特別の法的効果はなく、普通の郵便物と何ら変わりはありせん。
(3) 内容証明を利用した方がよい場合
ア 意思表示が重要な法律効果を生じる場合
内容証明が、利用されるもっとも主要な場合は、意思表示等によって何らかの法的効果が生じる場合です。
・その意思表示がなされたかどうかにつき争いとなることがあるので、内容証明を利用することにより、証拠とすることができます。
(事例)
①建物賃貸借において、当事者が一定期間内に相手方に対して更新しない旨の通知をしないときは、賃貸借は更新されたものとみなされます。
②売買予約をしている場合は、予約完結の意思表示しなければ本契約が成立しません。
イ 通知等の時期が重要な意味を持つ場合
意思表示や通知は、それをなした日付が重要な意味を持ちます。
(事例)
①株主総会の招集通知は、原則として会日の2週間前に発しなければなりません。
②クーリングオフ(申込みの撤回又は解除)は、一定の書面を受けた日から8日以内に発しなければなりません。
ウ 通知等に書面が要求される場合
意思表示や通知は、口頭でもかまわないのですが、法が特に書面を要求している場合があります。また、紛争関係にある場合は、証拠を残す意味で、内容証明を利用するのがベターです。
エ 確定日付が特別な意味を持つ場合
ある文書が、その日に作成されたことが法律上証明される日付を「確定日付」といいます。
(事例)
債権譲渡における第三者対抗要件は、「確定日付ある通知・承諾」が必要です。
オ 時効中断としての権利を行使する場合
この場合、裁判上の証拠とするためにも、内容証明を利用することがベターです。
カ その他、内容証明を利用した方がよい場合
権利の行使ではなくとも、相手方の主張に対して反論したり、提案をするような場合は、差出人の明確な意思を表明する手段としても内容証明は有益な手段となります。
(4) 内容証明を利用しない方がよい場合
内容証明では、相手方が圧力をかけられたと受け取る場合もあるので、普通の手紙による方がよい場合もあります。
(5) 内容証明の当事者
①差出人
個人・法人・法人格のない団体(例:町内会、同窓会)
②受取人
個人・法人・法人格のない団体(例:町内会、同窓会)
(6) 内容証明の方式
内容証明の取扱方式は、日本郵政公社の内国郵便約款に定められています。
ア 文書の形式
(字数)
①横書きの場合
「1行:13字以内・1枚:40行以内」又は「1行:26字以内・1枚:20行以内」
②縦書きの場合
「1行:20字以内、1枚:26行以内」
(書面が2枚以上の場合)
綴目に差出人の契印を押さなければなりません。
(文字の訂正、挿入、削除)
その字数及び箇所を欄外又は末尾の余白に記載し、押印しなければなりません。
イ 提出方法等
①提出先
内容証明の提出先は、郵便局です。
②通数
「差出人1人・相手方1人」の場合の通数は3通(郵便局で証明を受ける差出人の控え分1通・相手方分1通・郵便局の控え分1通)です。
ウ 配達証明
内容証明は、「その文書が差し出されたこと」及び 「差し出された時期の証明」になります。しかし、郵便物が「相手方に配達されたこと」や「相手方に配達された時期」の証明はできません。
・そこで、内容証明を提出する際に、配達証明を請求しておくことが大切です。
エ 謄本の閲覧等
内容証明の保存期間は、5年間です。そこで、差出人は、5年間に限り、「郵便物受領証を提示」して、差出郵便局に対し謄本の閲覧を請求できます。
・郵便局長の証明文言のある謄本を紛失したりした場合は、上記期間内であれば、「郵便物受領証を提示」して、差出郵便局で、謄本を提出して「郵便局長名による証明文言」を記載して貰うことができます。
・配達証明として出した郵便物については、差出日から1年内に限り、郵便物受領証を提出して、再度、配達証明を請求することができます。
オ 料金
①内容証明(平成26年4月1日以降)
(ⅰ)書面1枚  :金430円(書面が枚増えるごとに金260円)
(ⅱ)普通郵便料金(25gまで):金82円
(ⅲ)書留料金 :金430円 
(Ⅳ)配達証明料金 :310円
(ⅴ)速達料金(250グラムまで):金280円
よって、「書面が2枚・重さ25グラムまでの場合の内容証明の料金は、(ⅰ)+(ⅱ)+(ⅲ)+(ⅳ)+(ⅴ)=金1710円となります。
(7) 内容証明の書き方
ア 用紙等
用紙は法定されてはいません。使用する用紙の種類や大きさも自由です。
・B4判、A4判、B5判程度の一般的用紙を使用するのが一般的です。
イ 表題
文書に表題を付ける必要はありません。
・しかし、文書の内容により、表題に「通知書」、「催告書」、「回答書」、「申入書」などの表題を付けた方が趣旨が明確になります。
ウ 前文
一般の手紙のように、「拝啓」、「前略」などの頭語を書くか書かないかは、相手方との関係や事案の内容により判断したほうがよいでしょう。
エ 本文
本文については、下記のことに留意して作成したほうがよいです。
①簡潔な文章にすること。
②明確な分かり易い文章にすること。
③どの程度の強い調子で書くかは内容により判断すること。
④感情論を抑え、冷静な表現をすること。
オ 末尾等
「敬具」、「草々」といった結語は、不要です。
カ 当事者の表示等
①日付の記載
実際の差出日は、郵便局が受付の際に記載するので、内容証明の後付として、記載する日付にはあまり意味はありません。
②当事者の表示
差出人と受取人の住所・氏名
③代理人として対処する場合
本人を表示した上で「代理人」の名前で提出する。
(8)電子内容証明サービス
ア 電子証明サービスの概要
平成13年2月1日から、内容証明について新しいサービスとして「電子証明サービス(以下、「e内容証明」という。)が始まりました。
(「e内容証明」の意義)
「e内容証明」とは、郵便局が、内容証明郵便を電子化して、インターネットを通じて、24時間受付を行うサービスのことです。
*なお、これまでの内容証明の手続は、従来どおり利用できます。
イ 利用者登録
「e内容証明」を利用するには、利用者登録をして「利用者ID」を取得しなければなりません。
*利用料金の支払方法により登録作業が異なりますが、いずれも、「電子内容証明郵便サービス」ホームページによって行います。
(支払方法)
①クレットカードを用いた支払方法
②料金後納による支払方法
ウ 文書の作成方法
①アプリケーションソフトは、下記の2つです。
(ⅰ)「Mⅰcrosoft Word97/98/2000」
(ⅱ)「Just System一太郎Ver8/9/10」
②文字ポイントサイズ
10.5ポイント以上、450ポイント以下です。
③用紙と字の配列
「A4用紙の縦書き・横書き」又は「A4用紙の横書き・縦手書き」のいずれかです。
④最終ページの文末の後の余白
郵便局において、「差出人、受取人の住所・氏名(ただし、挿入の指定があった場合のみ)」・「証明文」が記載され、受付日付印が押されます。
エ 差出人・受取人への配達
郵便局において、「受取人宛の原本郵便物・差出人宛の謄本郵便物」を作成し、これを専用の封筒に封函し、「受取人宛のものは書留郵便物・差出人宛のものは配達記録郵便」として発送・配達されます。
オ 同報受付サービス等
複数の受取人がいる場合は、各受取人ごとに「速達」、「配達証明」、「親展」を指定することができます。
カ 料金
e内容証明の料金体系は、下記のとおりです。

① 基本料金 82円
② 電子郵便料金
電子内容証明文書1枚目 15円
電子内容証明文書2枚目以降 5円
③ 内容証明料金
電子内容証明文書1枚目 375円
電子内容証明文書2枚目以降 353円
同文内容証明 ※1
(2通目以降)
電子内容証明文書1枚目 206円
電子内容証明文書2枚目以降 206円
④ 謄本送付料金
通常送付 ※2  298円
一括送付 ※2 494円
⑤ 一般書留料金 430円
⑥ 配達証明料金 310円
⑦ 速達料金 280円
詳しくは、ホームページ(郵便局の「e内容証明の料金体系」)をご覧ください。

3 当事務所の取扱業務
当事務所は、「契約書・内容証明書」の作成に関し、下記の業務を取り扱っております。
① 契約書等文案書類の作成代理、契約書等文案書類の作成相談
② 非紛争的事案についての契約締結代理
③ 内容証明書の作成、作成の相談、提出・発送手続の代行

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